pertemuan 4

Rumus Excel

 Excel merupakan aplikasi yang paling umum digunakan untuk membuat laporan keuangan, rincian anggaran sampai hal-hal yang rumit seperti analisa kelayakan usaha dan sebagainya. Dalam penggunakan microsoft excel ini tentu tidak terlepas dari penggunaan rumus excel untuk memudahkan kita dalam menghitung angka-angka secara cepat dan Akurat. Kali ini Autada hanya akan memaparkan sedikit tentang rumus excel yang paling umum digunakan baik oleh mahasisawa, karyawan perusahaan atau bahkan pemilik perusahaan (wiraswasta).

Rumus Excel dapat berfungsi jika terlebih dahulu diawali dengan tanda "=" (sama dengan), misalnya jika kita ingin menjumlahkan 5 + 5 maka didalam cell excel tersebut kita ketikkan "=5+5" lalu tekan Enter maka otomatis cell tersebut menunjukkan hasil penjumlahan tersebut yaitu "10" (Sepuluh). Begitu juga untuk rumus excel yang lainnya seperti perkalian dengan tanda "*" (bintang) Pengurangan dengan tanda "-" (minus), pembagian dengan tanda "/" (garis miring), penjumlahan (sum), pengecualian (if) dan lain sebagainya harus diawali dengan tanda "=" (sama dengan). 

Gambar 1. Penjumlahan dengan +

Namun untuk rumus excel yang menggunakan huruf seperti sum, if, sumif, average, lookup dsb selain harus diawali dengan tanda "=" juga ditambahkan tanda buka  kurung "(" setelah kata rumus excel, dan tutup kurung ")" untuk mengakhiri sumber data. Misalnya

=SUM(A1:A5)

Gambar 2. Penjumlahan keseluruhan dari awal sampai akhir

  

Baiklah untuk mempersingkat waktu mari kita simak Rumus Microsoft Exel yang Paling Umum Digunakan:

1. Rumus Excel SUM (Penjumlahan)

Penjumlahan dengan menggunakan excel selain bisa kita gunakan dengan + (plus) bisa juga kita gunakan rumus excel sum untuk menjumlahkan seluruh data dengan cepat. Dengan menggunakan sum maka Anda bisa menjumlahkan data dengan cepat mulai dari satu data hingga ribuan data, cukup masukkan urutan pertama dan terakhir saja misalnya spt gambar diatas, data mulai A1 sampai A5 maka yang dimasukkan hanya A1:A5 yang dipisahkan dengan tanda ":" (titik dua), namun jika Anda ingin memilih dengan hanya beberapa cell saja yang ingin dijumlahkan maka pisahkan dengan tanda ";" (titik koma), seperti gambar dibawah ini.

Gambar 3. Penjumlahan dengan sum namun terlipilih

TIPS: Cara mudah memilih cell yang ingin dijumlahkan adalah dengan tetap menekan Ctrl pada keyboard sambil meng-klik cell yang ingin dipilih, jika sudah selesai memilih cell kemudian lepas Ctrl pada keywoard.

2. Rumus Excel IF (Pengecualian)

Rumus excel IF dipakai untuk menampilkan beberapa kemungkinan nilai atau hasil sesuai dengan kondisi tertentu.
Bentuk Umum dari fungsi IF adalah:

=IF(logical_test;[value if true];[value if false])

Adapun Cara menggunakan perhitungan dengan menggunakan rumus IF adalah:
Tentukan kategori/ batasan untuk suatu kondisi dengan beberapa alternative kondisi. Contoh jika mahasiswa mempunyai nilai lebih besar dari 90 mendapat nilai A, jika nilai lebih besar dari 80 mendapat nilai B, jika nilai lebih besar dari 70 maka mendapat nilai C begitu seterusnya.

Gambar 4. penggunaan rumus excel IF

Dengan melihat gambar 4 diatas maka ketikkan di cell C2 seperti contoh dibawah ini:

=IF(B2>=90;"A";IF(B2>=80;"B";IF(B2>=70;"C";"")))

Rumus excel IF juga umum digunakan untuk menghilangkan pesan error pada cell yang kosong atau belum ada data sumbernya, misalnya jika kita membuat rumus  =A1/B1 pada cell C1 sementara pada cell A1 atau B1 belum ada datanya maka biasanya cell C1 akan terlihat error seperti #DIV/0!, #N/A , #NAME dan lainnya.

Gambar 5. rumus excel error

Jadi untuk menghilangkan pesan error pada cell C1 tersebut maka kombinasikan rumus IF dengan rumus inti yang dimaksud diatas, jadi rumusnya menjadi:

=IF(OR(A1>0;B>0);A1/B1;"")

Keterangan:

• Rumus excel IF dapat juga digabungkan dengan beberapa rumus logika lainnya seperti OR, AND, NOT, dan sebagainya. contoh diatas kita menggunakan rumus OR.
• karena rumus IF merupakan rumus logika maka jika kita logikakan dengan kalimat lebih kurang begini: "jika A1 atau B1 lebih besar dari 0; maka berlaku rumus A1/B1; atau cell C1 tetap kosong"
• tanda petik merupakan pembatas text pada rumus excel, jika ada dua tanda petik ("") maka itu berarti teks didalamnya kosong, jika hendak membuat kalimat bergabung dengan rumus excel maka gunakan tanda petik dua (""). misalnya menggunakan rumus diatas kita masukkan kata "kosong" maka  =IF(OR(A1>0;B>0);A1/B1;"kosong"
• Tambahan rumus excel OR berguna untuk memilih dua atau lebih cell yang kita gunakan jadi jika cell A1 atau B1 ada yang kosong maka rumus inti tidak akan berfungsi

Cara menggunakan rumus excel IF dalam keseharian

Tujuan kita mempelajari rumus excel untuk memudahkan kita dalam kegiatan kita sehari-hari sehingga perlu kita terapkan rumus excel ini langsung untuk kebutuhan keseharian kita, seperti Laporan belanja harian, laporan keuangan usaha, rencana anggaran, maupun proposal keuangan, berikut kami berikan contoh rincian anggaran harian:

Gambar 6. rumus excel IF dalam keseharian

Contoh dengan melihat gambar diatas maka rumus yang digunakan pada cell D4 adalah: 

=IF(OR(B4>0; C4>0);(D2+SUM(B4:B4))-SUM(C4:C4);"")

Sebenarnya ada beberapa rumus excel yang paling umum digunakan yang belum sempat kami jelaskan disini seperti SUMIF, COUNTIF, LOOKUP, dan lainnya. Namun dengan menguasai beberapa rumus dan logika diatas sudah cukup untuk diaplikasikan dalam kehidupan sehari-hari.

Membuat tabel Excel dalam lembar kerja

Ketika Anda membuat tabel di Excel worksheet, tidak hanya memudahkan Anda untuk mengelola dan menganalisis datanya, tapi Anda juga mendapatkan pemfilteran, pengurutan, dan bayangan baris bawaan.

Catatan    Tabel Excel tidak akan membingungkan dengan tabel data yang merupakan bagian dari sebuah rangkaian perintah Analisis Bagaimana-Jika (Alat Data, pada tab Data).

Untuk membuat tabel dengan menggunakan gaya tabel default, lakukan hal ini:

1. Pilih rentang sel yang ingin Anda sertakan dalam tabel. Sel bisa kosong atau bisa berisi data.
2. Klik Sisipkan > Tabel.

Pintasan keyboard    Anda juga bisa menekan Ctrl+T atau Ctrl+L.

3. Jika baris teratas dari rentang yang dipilih berisi data yang ingin Anda gunakan sebagai header tabel, pilih kotak centang Tabel saya memiliki header.

Jika Anda tidak mencentang kotak Tabel saya memiliki header, header tabel dengan nama default seperti Column1 dan Column2 ditambahkan ke tabel Anda di atas datanya. Anda bisa mengubah nama header default kapan saja.

Membuat tabel di gaya yang Anda inginkan

1. Pilih rentang sel yang ingin Anda sertakan dalam tabel.
2. Pada tab Beranda, klik Gaya > Format sebagai Tabel.

Ketika Anda menggunakan Format sebagai Tabel, secara otomatis Excel menyisipkan tabel.

3. Di bawah Terang, Sedang, atau Gelap, klik gaya tabel yang ingin Anda gunakan. Jika rentang yang dipilih berisi data yang ingin Anda gunakan sebagai header tabel, klik gaya tabel yang menyertakan baris header.

Anda dapat membuat gaya tabel Anda sendiri untuk digunakan di dalam buku kerja saat ini. Setelah Anda membuat sebuah gaya tabel kustom, gaya tabel kustom itu tersedia untuk buku kerja saat ini saat Anda menggunakan Format sebagai Tabel, di bawah Kustom.

Langkah berikutnya

• Setelah Anda membuat tabel, Alat Tabel menjadi tersedia, dan Anda akan melihat tab Desain. Anda bisa menggunakan alat pada tab Desain untuk mengkustomisasi atau mengedit tabel. Perhatikan bahwa tabDesain hanya terlihat bila setidaknya satu atau beberapa sel dalam tabel dipilih.
• Setelah membuat tabel, Anda akan melihat tombol Analisis Cepat di sampingnya. Klik tombol ini untuk melihat alat yang bisa membantu Anda menganalisis data tabel, seperti pemformatan bersyarat, grafik mini, bagan, atau rumus.
• Untuk menambahkan baris, pilih sel terakhir dalam baris tabel terakhir, lalu tekan Tab.

Dalam contoh yang ditunjukkan di sini, menekan Tab dengan sel C4 dipilih akan memperluas tabel menjadi lima baris, dan memindahkan pilihan ke kolom pertama di baris baru, sel A5.

Membuat Mail Merger

Mail Merge merupakan fasilitas yag sudah disediakan di Microsoft Office yaitu menggunakan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel keduanya bisa kita manfaatkan dalam satu pekerjaan yang saling berhubungan.

Funsi mail merge secara umum adalah untuk membantu mempermudah dalam pemuatan surat atau tulisan lain dalam jumlah yang banyak dengan format yang sama. Fungsi mail merge ini sangat membantu, karena dalam cara kerjanya kita hanya perlu membuat dua file. File pertama berupa spreadsheet atau database yang berisi data seperti nama, alamat atau data lainnya yang akan diolah. Sedangkan file kedua adalah berupa isi dari surat yang akan mengolah data yang telah ada pada file yang satunya.

Mari simak cara-cara menggunakan fitur mail merge pada MS.Office word 2013 dan MS.Office Excel 2013 :

Pertama kita  buat Databasenya dulu di Ms.Excel yaitu kita buat File Ms.Excel yang berisikan Nama, Alamat, Tanggal, dan lainnya yang kita butuhkan ketika kita buat undangan atau surat/data lainnya…
1. Buka dulu Ms.Excel
2. Buat disana kolom Nama, Alamat, Hari, Tanggal dan sebagainya seperlu yang sobat butuhkan

Contoh database di Ms. Excel

3. Rename nama sheet di bagian bawah

Kenapa harus di Rename..?? karena nama ini yang akan menjadi acuan pada saat men-setting mail merge di ms.word.
Klik kanan pada Sheet1 → rename

4. Rename dengan nama yang diinginkan, disini kita rename sheetnya menjadi ALAMAT

Setelah selesai menulis nama, tekan enter atau klik di area lain pada ms.excel agar  nama baru tersebut tersimpan.

5. Setelah semua diatas selesai… sekarang simpan data tersebut dengan tekan di keybord Ctrl + S atau lewat  file – save.

Disini kita beri nama  “Database Excel” dan tekan Save.
Kalau bisa buatkan Folder sendiri biar nanti ketika menyeting di Ms.Word kita tidak kebingungan atau agar tidak tercampur dengan file lainnya.

6. Simpan pada folder yang telah dibuat khusus. Contoh Folder dengan nama “MAIL MERGE”

Oke.. Kita sudah memiliki database di Ms Excel. Selanjutnya kita tinggal membuat Desain Surat yang dimaksud dan Mengatur Mail Merge di Ms. Word.

1. Kita buka Ms.Word

2. Buat dahulu desain suratnya, pastikan bagian yang nantinya akan diisi dengan Nama, Alamat, Tanggal, Waktu dan Tempat dikosongkan. Agar bisa diisi secara otomatis.

3. Nah, selanjutnya kita mulai atur mail merge-nya.
Klik menu Mailings –> Start Mail Merge  –> Step by Step Mail Merge Wizard..

4. Maka akan muncul panel tambahan di bagian kanan ms.word kita.
Seperti ini:

Langsung saja klik pilihan Letter, kemudian klik Next di bawahnya..

5. Pada Step ke-2 ini, pilihlah Use the current document, kemudian Next lagi..

6. Selanjutnya, klik tulisan Browse di panel kanan, lalu pilih dokumen excel yang
berisi dafta Nama, Alamat, Hari & Tanggal tadi.

7. Setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang sudah kita
rename tadi, seperti di sini: ALAMAT, jangan lupa klik OK

8. Kemudian akan muncul jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua form yang akan
dipakai  dalam keadaan ter-centang.
Setelah itu klik OK.

9. Pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat kita tadi. Kalau
belum ada, berarti masih ada kesalah di proses sebelumnya, baca dan ulangi lagi ya 
Selanjutnya klik Next di bawah untuk lanjut ke step 4

Nah, sekarang kita akan menentukan di mana letak tulisan nama dan alamat itu nanti
berada di dokumen undangan kita.

Misalnya, kita ingin nama nanti diletakkan di belakang kata-kata Yth di undangan
kita → Yth, nama
Caranya, pertama, taruh kursor pada belakang kata Yth., dengan cara meng-klik sekali
di belakang kata Yth tersebut. 

10.  Nah, pastikan tanda kedip-kedip kursor sudah ada di belakang Yth.
JANGAN memindahkan kedip-kedip kursor ini ke tempat lain dulu.
Kemudian, klik pada tulisan More items… Di panel sebelah kanan (ingat, kursor harus
tetap berada di belakang Yth yahh)
Selanjutnya akan keluar jendela kecil
Insert Merge Field:
Tentukan saja, pilih Fields nama, kemudian
klik Insert

11. Kalau sudah berhasil, maka di belakang tulisan Yth :  tadi akan ada tulisan <<NAMA>>.
Itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama di database excel yang kita buat.

12. Selanjutnya, tempatkan kursor di belakang kata di, kemudian lakukan hal yang sama,
masukkan field alamat ke bagian tersebut.
Hasilnya nanti akan seperti ini:

dan seterusnya lakukan hal yang  sama untuk Hari, Tanggal, Waktu dan Tempat sebagaimana gambar berikut.

13.  Kalau sudah berhasil seperti itu. Klik Next di panel kanan bawah ya..
Tulisannya Next: Preview your letter… untuk melihat preview undangan kita.

TAARAAAAAAAA… pada form udangan kata-kata yang tadi dikosongkan sudah terisi nama, alamat dan waktu acaranya.

Perhatikan, tulisan <<NAMA>>, <<ALAMAT>>, <<HARI>> & <<TANGGAL>> yang tadi sekarang sudah berubah menjadi yang sesuai keinginan kita mulai awal tadi.
Untuk melihat nama-nama lain, tinggal klik tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelah kanan. Periksa satu-satu, barangkali ada yang terlewatkan.

Setelah selesai, klik Next di panel bagian bawah, untuk menyudahi pekerjaan kita ini. Dan jangan lupa, save pekerjaan kita ini (Ctrl + S) dan tempatkan di satu bolder dengan file Database Ms Excel tadi.

14. Selanjutnya Kita bisa langsung mencetak hasil pekerjaan kita ini dengan meng-klik Print.. di step terakhir. Dan printer akan otomatis mencetak semua nama secara berurutan, sesuai dengan data yang kita sediakan lewat ms.excel tadi.